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Quels sont les documents retraçant les décisions prises par l’Assemblée générale ?

 Chaque séance de l’Assemblée générale fait l’objet d’un procès-verbal, retraçant l’ensemble des décisions qui ont été soumises au vote, à information, voire reportées. Les procès-verbaux sont collectés dans un registre des délibérations, conservé par le syndic. 

Comment est constitué et notifié le procès-verbal de l’Assemblée générale ?

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être établi le jour-même, depuis un décret de 2004. Il est à notifier dans les deux mois, par lettre recommandée avec accusé de réception, par le syndic, et non pas le secrétaire de séance, même s’il cumule souvent les deux qualités. Ce procès-verbal comporte la composition de l’Assemblée générale, la ventilation des copropriétaires absents, de ceux représentés et des porteurs de leur mandat, du quorum présent en séance. Il retrace l’ensemble des délibérations soumis au vote, à information ou reportées, avec le texte qui compose chacune d’elle. Pour chacune d’elles, il est précisé le résultat du vote dont elle fait l’objet, regroupant les quotes-parts se prononçant pour, contre et ou qui s’abstiennent.  Les délibérations du procès-verbal mentionnent les réserves éventuelles de certains copropriétaires. Il doit être mentionné le texte de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 relative à la copropriété des immeubles bâtis : c’est cette disposition qui fixe les conditions de recours contre les délibérations, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Il constitue un élément de preuve.

Le syndic le notifie par envoi postal avec accusé de réception, ou par télécopie, voire par voie d’huissier ou procédé réputé équivalent dans le pays de résidence du copropriétaire établi à l’étranger. C’est cette notification qui déclenche le délai de recours contentieux de deux mois, qui peut concerner tant des motifs de forme que de fond. Cette notification doit elle-même intervenir dans les deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale. Le recours éventuel n’intervient au maximum que dans les quatre mois qui suivent la tenue matérielle, soit la séance de l’Assemblée générale.

Par suite, il est prudent de ne pas exécuter les décisions adoptées pendant ce délai.

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Ne peuvent contester une décision de l’assemblée générale, selon le même article 42, que les copropriétaires non représentés ou opposants. Ceux qui l’ont approuvé sont légalement privés de l’exercice d’une action en annulation devant le juge (le Tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve la copropriété).

Comment est constitué le registre des procès-verbaux ? et où est-il conservé ?

La tenue de ce registre est obligatoire. Il doit être établi par écrit, éventuellement sous forme électronique, comme en dispose le Code civil. Il est conservé par le syndic, qui doit le transférer à son successeur, en cas de renouvellement. Les procès-verbaux qui y figurent doivent être conformes à ceux notifiés aux copropriétaires.

Pour en savoir plus sur "quel est le rôle de l’ assemblée générale ?", vous pouvez consulter cet article: https://blog.syndicexperts.com/blog/en-copropriete-quel-est-le-role-de-l-assemblee-generale

Céline B., gestionnaire Syndic Experts.

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